Edu-help.com

Ділова українська мова

  • Збільшення розміру шрифта
  • Звичайний розмір шрифта
  • Зменшити розмір шрифта

Новинка на сайті! Безкоштовні підручники з Української діловой мови!

Поняття складноскорочених слів. Використання абревіатур в діловому мовленні

Абревіатури – складноскорочені слова різних типів творення (НСДРП, УТН, райрада, облвиконком, МАЗ та ін.). Найчастіше це назви нових установ, нових органів управління, нових машин, механізмів, виробів, нових професій, посад, нових виробничих дій і станів тощо.

Однією з основних причин появи скорочень є тенденція до уникнення надлишкової інформації. Крім скорочених, існують ще так звані спрощені найменування. Вони виникають в усному розмовному мовленні як засіб “економії мовних зусиль” і для ділових паперів непридатні (наприклад: погодинник – працівник з погодинною оплатою; вагонщик – робітник вагонних майстерень).

Та сама кількість інформації передається в скороченому слові меншою кількістю знаків, ніж у співвідносному словосполученні. Наприклад, у слові ВНЗ (колишнє вуз) кожна літера несе в шість разів більшу інформацію, ніж літера, що входить до складу співвідносного словосполучення (вищий навчальний заклад). Саме тому ініціальні скорочення виявилися найпопулярнішими.

Другою важливою причиною вживання значної кількості скорочень у мові ділових паперів є прагнення до економії місця, пов’язане з обмеженістю “площі” документа (адже фактом уже стало те, що укладачі сучасних ділових листів у промисловості намагаються за всяку ціну вмістити всю інформацію на одній сторінці) .

Вживання абревіатур пояснюється ще й прагненням уникнути повторення кількаслівних назв (як правило, повна назва організації, підприємства чи установи наводиться тільки один раз: в адресі, у штампі тощо).

Традиції, що склалися у творенні і вживанні абревіатур, виникли насамперед на підставі доцільності, а тому й вимагають до себе якнайбільшої уваги.

Так, наприклад, усталилися межі тих понять, назви яких можуть бути скорочені. Це назви країн, міністерств, головних управлінь, вузів, науково–дослідних установ та ін.

Не скорочуються, як правило, багатослівні назви Верховних Рад, вищих урядових посад, назви середніх шкіл, деяких технічних виробів тощо.

При утворенні скорочень обов’язковою е вимога зрозумілості. Це досягається вдалим скороченням основи, за яким легко відновлюється і вся основа; скорочені основи стандартизуються (тобто зберігають свою форму в усіх новотворах: рад... укр... голов... швей... та ін.).

Стандартизація поширюється й на спеціальні позначки. Так, наприклад, у скорочених назвах машин, механізмів та інших промислових виробів частково регламентоване вживання окремих літер: Н – начіпна (сільськогосподарські машини) , А – асинхронний (електродвигун), М – мілке (при класифікації кам’яного вугілля) та ін.

Береться постійно до уваги і співвідносність зі скороченнями в російській мові. Вплив російської мови на українську в цій ділянці цілком закономірний, і виявляється він таким чином:

а) це може бути пряме засвоєння російських скорочень (в українському оформленні): групорг, ВОКС, ІПТАП тощо;

б) це може бути переклад: гороно – міськвно, горсовет – міськрада, госхоз – держгосп;

в) це творення за російськими моделями з українським їх переоформленням, порівняйте: кол–хоз–н–ый; кол–госп–н–ий і  кол–госп–ів–ськ- ий.

У писемному діловому мовленні розрізняють два види скорочень: скорочення, призначені лише для зорового сприймання, і скорочення, придатні для вживання як в усній, так і в писемній мові.

Скорочення першого типу звуться графічними (або текстовими). Вони не мають граматичного оформлення (тобто ознак роду, числа, відмінка), а також відзначаються специфічним графічним оформленням: як правило, позначаються малими буквами (і т. д., та ін,, н. е.), при їх написанні вживаються дефіси ( р-н, м–ць), крапки (тов., гром., і т. п.), повторення початкових літер (тт., рр.), дробове написання (п/я, н/р). За своїм змістом – це назви адміністративних одиниць (м., обл., р–н, вул.), назви посад і звань (акад., проф., доц.), назви дат і календарних строків (м–ць, рр.), власне текстові скорочення (і т. д., та ін., і т. ін.), форми звертання (тов., гром.), назви окремих документів (квит., накл.) та ін.

Такі скорочення є нормативними, загальноприйнятими; вони зафіксовані в багатьох словниках, довідниках, а також у відомчих інструкціях і правилах діловодства. Так само усталеними є правила їх написання (після цих скорочених слів звичайно ставиться крапка; їх не можна розбивати переносом).

Другий тип скорочень виразно відрізняється від першого насамперед тим, що в них помічається тенденція до переходу в самостійні слова (тобто слова, що не повинні розшифровуватися, а зрозумілі й так). Ці скорочення вже почали відмінюватися, мають форми роду, позначаються великими літерами без крапок і пишуться без дефісів (дефіси вживаються лише тоді, коли до буквених приєднуються ще й числові позначення на зразок ІЛ–18, ТУ–104 тощо).

Хоча серед абревіатур є дуже неоднакові утворення (ініціальні, складові, усічення слова, змішаний тип, поєднання складової частини з повним словом та ін.), проте довільне скорочення найменувань установ не допускається: слід користуватися тим типом скорочення, який зафіксовано в документації даної організації чи установи (або в спеціальних довідниках, інструкціях, статутах та ін.).

Що стосується найпопулярніших у діловому стилі скорочень, то переважають тут найменування буквені й буквено-цифрові. Проте не всі слова, утворені цими способами, бездоганні. Є серед них невдалі утворення типу ИВАН (Институт востоковедения Академии наук); є багатозначні скорочення типу КПІ (це: Компартія Іспанії, Індонезії, Індії та ін., це може бути Київський політехнічний, поліграфічний, педагогічний інститути та ін.), МТС (Московський театр сатири), промпродукти (промислові і проміжні продукти); є невдалі скорочення (індпошив, кондвироби, молзавод, асобоз тощо.

Типи скорочень, які набули вже офіційного визнання (стандартизувалися, що знайшло своє відображення в ряді словників, довідників, посібників та інструкцій), можуть бути вживані в усіх видах ділових паперів:


 

Типи скорочень

 

Приклади

Поштові скорочення слів, що позначають населені пункти, назви місяців; телеграфні, технічні скорочення

Умовні позначення величин і одиниць виміру

Скорочення, вживані у планово-обліковій документації

Традиційні текстові скорочення

Офіційні назви організацій, підприємств, установ

Скорочені назви підвідділів, відділів та ін.

Назви матеріалів

Назви виробів, пристроїв, машин

 

Назви документів

 

Назви посад, вчених ступенів і звань

 

Офіційна форма звертання “пан”  (“товариш”)

м., обл., п/с

ом, в, см, км, кг

держбанк, квит. №, накл.№, техпромфінплан

та ін., і т. ін., див., напр.

Кримконсервтрест,

Донбасводтрест

спецвідділ, главк, фінвідділ

лавсан, шкіріміт, ДДТ

ГАЗ–51,запчастини, колінвал, альмаг

спецзамовлення, ГОСТ, техплан, техдокументація

член-кор., проф., канд. техн. наук, зав., зам., в. о., заст.

п.Ірташов (тов.)

 

Добираючи складноскорочене слово при написанні ділового папера, слід орієнтуватися на такі вимоги:

1. Скорочення не повинне збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові.

2. Скорочене слово повинно бути “прозорим”: воно має легко “розгортатися” в повне найменування (це правило не поширюється на скорочення, які вже стали самостійними словами типу лавсан).

3. При творенні скорочених слів не повинні порушуватися норми літературної мови, зокрема правописні.

4.Скорочення, які є назвами установ, підприємств, організацій, а також марок виробів тощо пишуться з великої літери.

5. У звичайному поточному документі повна офіційна назва установи вживається один раз, далі вона змінюється скороченою назвою; відмова від скорочених назв у документі означає, що йому надається суворо офіційного, директивного характеру.

6. Скорочення типу Р.S. (латинське роst scrірtum – пізніше написане), N.В. (nоtа bеnе – поміть добре) та ін. у сучасному діловому листуванні не вживаються на тих же підставах, на яких не дозволяється щось дописувати після підпису: документ має бути чітко продуманим, композиційно бездоганним і смислово завершеним; тому в ньому немає місця для скорочень типу Р.S.

7. Скорочене слово повинне зберігати однакову форму в тексті документа: неприпустимо скорочувати те саме словосполучення по–різному або писати його то повністю, то скорочено в одному тексті (райком, РК, районний комітет).

8. Для комбінованих (цифрових і буквених) скорочень існують такі правила написання: якщо цифра стоїть після букв, вона приєднується через дефіс (двигун АЯЗ–200, турбореактивний лайнер ТУ–104); якщо цифри передують буквам, тоді скорочене слово пишеться разом (стан 2ТО); у марках матеріалів цифрові знаки й буквені скорочення пишуться завжди разом (сталь Б2, алюмінієвий сплав АЛ5).

9. Слово рік після дат, як правило, скорочують, залишаючи одну літеру р. (крапка обов’язкова); після кількох дат ставлять дві літери рр. (між ними крапки не ставлять, після них крапка ставиться обов’язково). Наприклад: 2003 р., у 2001 – 2004 рр.

10. Навчальний і фінансовий роки пишуться через похилу риску; перший з двох років пишеться повністю, другий скорочується на дві перші цифри, слово рік у цьому випадку пишеться в однині: у 2003/04 навчальному році.

11. Слова гривня, карбованець і копійка при цифрових даних пишуться як грн., крб. і коп.; скорочуються також слова тисяча, мільйон, мільярд, якщо вони стоять при цифрах (4 тис., 6 млн.).

Умовні буквені позначення механічних, фізичних, хімічних і математичних величин повинні точно відповідати державним стандартам.

 

Авторизація на сайті

Лічильник